Handleiding voor het importeren van data

Handleiding voor het importeren van data

Introductie

Voor het werken met de yellowQ applicatie is het belangrijk dat alle bestanden up-to-date zijn. Deze handleiding beschrijft het proces van het updaten en importeren van data op een correcte manier. Tevens vermeldt het de manier van het aanmaken van databestanden voor het importeren en updaten.

1. Updaten van data

Voor het updaten van data is het verplicht dat de data in een CSV-file staat. In dit geval bestaat de data dus al in yellowQ, maar wordt een deel van de gegevens van een record geupdate.

  1. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel.
  2. Klik op de sectie ‘Importeer Data’ binnen 'DATABEHEER'
  3. Klik op de ‘Download’ button rechtsboven in het scherm.



Na het klikken op de ‘Download’ button, wordt de module geselecteerd waarin de data moet worden geimporteerd en het type gekozen: CSV. Ga verder door te klikken op button ‘DOWNLOAD’.



Wanneer er op ‘DOWNLOAD’ is geklikt, wordt een Excel bestand (type CSV) geopend.  Voor het opmaken van dit bestand, worden de volgende stappen uitgevoerd:


  1. Ga in Excel naar het kopje ‘Gegevens’ en klik op ‘Tekst naar kolommen’. 
  2. Kies het bestandstype ‘Gescheiden’ en klik op volgende.
  3. Kies het scheidingsteken ‘Komma’
  4. Klik op voltooien.




De breedte van de kolommen wordt correct gezet door op het driehoekje linksboven te klikken en vervolgens te dubbelklikken met de muis op de lijn tussen kolom A&B. Zie onderstaand screenshot:



Nu kan de file worden ingevuld met gegevens Vul de kolom ‘ID’ en de waarden van de kolommen die moeten worden geüpdate. Er moet wel op een paar punten worden gelet bij het invullen van dit bestand:
  1. De waardes die je in yellowq kan kiezen moeten matchen met de waardes in dit bestand.
  2. De verkoopprijs moet op 0 als deze niet bekend is.
  3. Delimiter in het bestand moet ~ zijn dit kan je zien door het bestand met kladblok te openen.
  4. Decimaal voor en pijrs moet met .( punt ) en niet een , ( komma ).
  5. Maximale grote is ongeveer 5000 records.
  6. BTW code ID moet bestaan als BTW Code ID in yellowQ
De BTW code ID's kan je op de volgende manier vinden:
  1. Ga naar https://yellowq.app/modules/admin_VAT_Codes
  2. Neem het ID over dit kan op de volgende manieren:
    1. ID veld kopiëren
    2. Laatste stuk van de URL overnemen

De update vindt plaats op basis van het veld ID (ID). Het ID is te vinden in de gedownloade reports (mits deze kolom is aangevinkt als output).
  1. Nadat de gewenste kolommen zijn ingevuld, wordt het document opgeslagen. Klik vervolgens op ‘Nieuwe import’.
  2. Kies de gewenste module en het Importtype: ‘Update’.
  3. Kies de ingevulde DOWNLOAD-bestand en upload deze als CSV-file.
  4. Klik tenslotte op ‘START’


Als het bestand goedgekeurd is, zal het bestand de status ‘SUCCES’ krijgen.

De data is nu succesvol geüpdatet (er kan een error optreden tijdens dit proces. Wanneer dit gebeurt neem dan contact met ons op).




2. Importeren van nieuwe data    


Voor het importen van nieuw data is het verplicht dat de data in een CSV-file staat.

  1. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel.
  2. Klik op de sectie ‘Importeer Data’ binnen 'DATABEHEER'
  3. Klik op de ‘Download’ button rechtsboven in het scherm.




Na het klikken op de ‘Download’ button, wordt de module geselecteerd waarin de data moet worden geimporteerd en het type gekozen: CSV. Ga verder door te klikken op button ‘DOWNLOAD’.



Wanneer er op ‘DOWNLOAD’ is geklikt, wordt een Excel bestand (type CSV) geopend.  Voor het opmaken van dit bestand, worden de volgende stappen uitgevoerd:


  1. Ga naar het kopje ‘Gegevens’ en klik op ‘Tekst naar kolommen’. 
  2. Kies het bestandstype ‘Gescheiden’ en klik op volgende.
  3. Kies het scheidingsteken ‘Komma’
  4. Klik op voltooien.




De breedte van de kolommen wordt correct gezet door op het driehoekje linksboven te klikken en vervolgens te dubbelklikken met de muis op de lijn tussen kolom A&B. Zie onderstaand screenshot:


Nu kunt u de file invullen met gegevens. 

  1. Nadat de gewenste kolommen zijn ingevuld, wordt het document opgeslagen. Klik vervolgens op ‘Nieuwe import’.
  2. Kies de gewenste module en het Importtype: ‘NEW.
  3. Kies de ingevulde DOWNLOAD-bestand en upload deze als CSV-file.
  4. Klik tenslotte op ‘START’






Als het bestand goedgekeurd is, zal het bestand de status ‘SUCCES’ krijgen.

De data is nu succesvol geüpdatet (er kan een error optreden tijdens dit proces. Wanneer dit gebeurt neem dan contact met ons op).







    • Related Articles

    • Handleiding voor het importeren van data

      Introductie Voor het werken met de yellowQ applicatie is het belangrijk dat alle bestanden up-to-date zijn. Deze handleiding beschrijft allereerst het proces van het updaten van bestaande data op een correcte manier. Vervolgens het importeren van ...

    • Handleiding voor het toevoegen en configureren van rollen

      Introductie Deze handleiding beschrijft op welke manier rollen eenvoudig worden toegevoegd en aangepast. 1. Inrichten van rollen Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel. Klik op de sectie ‘ROLBEHEER’. Klik op de ‘Toevoegen’ ...

    • Handleiding voor het maken van PDF Template

      Introductie De pdf editor is geïntegreerd in YellowQ en maakt het mogelijk om gestandaardiseerde pdf's te versturen. Vanuit de admin module kan gebruik gemaakt worden van de pdf editor. Waardoor het mogelijk wordt om pdf's naar wens te kunnen ...

    • Handleiding 'Weergeven van technische namen'.

      Introductie In deze handleiding laten we zien hoe je technische namen aan kan zetten binnen yellowQ. 1. Handleiding 'Weergeven van technische namen'. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en ga bijvoorbeeld naar een werkbon. Zie afbeelding hieronder: ...

    • Handleiding velden in het standaard planbord

      Introductie Wanneer een collega voor het eerst inlogt in yellowQ is het van belang om een snelle start te maken. Hiervoor is onder andere het 'standaard planbord' toegevoegd. Door de admin is te bepalen welke informatie er in de blokken en de ballon ...