Handleiding E-mailtemplates

Handleiding E-mailtemplates

Introductie

De e-mail editor is geïntegreerd in yellowQ en maakt het mogelijk om gestandaardiseerde (en geautomatiseerde) e-mails te versturen. Vanuit de admin module kan gebruik gemaakt worden van de e-mail editor waardoor het mogelijk wordt om e-mails naar wens te genereren en onderhouden. De e-mail editor werkt als een hulpmiddel doormiddel van drag-and-drop waarbij wordt getoond hoe verschillende componenten en grensvelden worden gepositioneerd bij het generen van een e-mail vanuit YellowQ

1. Toevoegen nieuwe e-mail template

  1. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel 'Instellingen 

  3. Klik op de sectie 'E-mailtemplates'
  4. Kies rechtsboven in voor de button 'Toevoegen' 
  5. Voer hier de templatenaam in bijv. ' Factuur' 
  6. Selecteer de module waaraan de e-mail template gekoppeld moet worden
    1. Waar moet deze template beschikbaar zijn: project, facturen, offerte of een andere module die beschikbaar is binnen jullie omgeving

2. Bewerken van de e-mail template

  1. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel 'Instellingen
  2. Klik op de sectie 'E-mail templates' 

  4. Kies uit de templatelijst de gewenste template waarmee gewerkt gaat worden en kies voor 'Wijzig template'
    1. Hierin het mogelijk om een 'record' te selecteren, afhankelijk van de module waaraan de e-mail template gekoppeld is. De data van dit record zal in het voorbeeld worden getoond.
    2. Selecteren van een record door op 'selecteer record' te klikken en een record te selecteren uit de lijst. Kies vervolgens 'Open editor'
    3. Wanneer dit niet gewenst is, Klik dan direct op 'Open editor' (er wordt dan geen voorbeelddata geladen)

  5. Een pop-up scherm wordt geopend en vanuit hier kan de e-mail template worden ingericht.

3. Tags gebruiken binnen YellowQ

yellowQ maakt gebruik van tags om bijlages automatisch toe te voegen aan bijvoorbeeld de e-mail.
  1. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel 'Instellingen
  2. Klik op de sectie 'E-mail templates' 

  4. Klik in de kolom 'Tags' de rij waaraan tags voor de template toegevoegd moeten worden
  5. Voeg een tag toe door op add tag en het een naam te geven
yellowQ heeft op verschillende plekken bijlages staan, hieraan kunnen tags worden toegevoegd.
  1. Ga naar de webapplicatie van yellowQ 
  2. Klik een module aan waarvan de bijlages aan de e-mail toegevoegd dienen te worden
  3. Ga naar de sectie 'bijlage'
  4. Druk in het lege vak onder 'Tags' totdat het add tag menu opent.
  5. Vul hier dezelfde naam in als bij instellingen in de sectie 'E-mail templates'
Wanneer beide stappen hierboven genoemd zijn gedaan worden de bijlages automatisch toegevoegd in de bijlage van de e-mail wanneer deze (automatisch) wordt verstuurd.

4. Betekenis van 'Content' binnen de editor van de e-mail templates



Columns: Hierbij is het mogelijk om verschillende content vakken naast elkaar te zetten. De columns vormen de basis van de template. Alle onderstaande opsommingstekens kunnen in een kolom geplaatst worden waardoor het mogelijk wordt om meerdere content onderdelen naast elkaar te zetten. De content wordt in een kolom geplaatst door de content in de kolom te slepen.
  1. Button: Hiermee wordt er een knop geplaatst. Achter deze button kan bijvoorbeeld een link naar een website geplaatst, mogelijkheid om e-mail te versturen, telefoonnummer toe te voegen of een sms te verzenden. Om een link toe te voegen moet het content menu geopend worden. Dit wordt gedaan door op de knop te drukken,  waana het content menu rechts in beeld wordt geopend en een actie wordt toegevoegd of de opmaak van de knop wordt aangepast.      
          
  1. Divider: Deze geeft een automatische scheidingslijn aan binnen de e-mail
  2. Heading: Deze geeft de mogelijkheid om een titel aan te maken binnen de e-mail
  3. HTML: Hiermee kan een klikbare link plaatsen binnen jouw e-mail of een andere opmaak toevoegen
  4. Image: Hiermee kan is het mogelijk om een afbeelding toe te voegen aan de e-mail. Om een afbeelding toe te voegen zal het content menu geopend moeten worden. Dit wordt gedaan door op de image te drukken, hierna wordt het content menu rechts in beeld geopend. In het contentmenu is het mogelijk om een foto toe te voegen door op upload image te drukken. Daarnaast kan er in het content menu ook een link van een foto geplaatst worden die online beschikbaar is.
  5. Menu: Hiermee kan je een menu toevoegen binnen jouw e-mail
  6. Text: Hiermee wordt een tekstvak ingevoegd binnen de e-mail

5. Werken met 'dynamische velden' binnen de e-mail editor

Doordat een e-mail template gekoppeld is aan een module en record heeft de e-mail template al veel informatie tot zijn beschikking. Hierdoor is het mogelijk om gebruik te maken van dynamische velden binnen de e-mail templates. Dynamische velden betekent dat de informatie die getoond wordt binnen het e-mail template afhankelijk is van het record waarvan de e-mail wordt verstuurd. Hieronder een voorbeeld van een e-mail template die gebruik maakt van dynamische velden:


Deze velden zijn dus te herkennen aan de Engelse benamingen en dat deze binnen een dubbel { staan. 

Hoe kunnen deze velden worden toegevoegd?
  1. Klik een tekstveld aan
  2. Hier is een overzicht te zien van de verschillende tekst opties; 
      
  1. Kies binnen dit overzicht voor de 'Merge Tags'
      
  1. Bij merge tags is een overzicht te zien van de verschillende dynamische velden die toegevoegd kunnen worden aan de template.
      

6. Betekenis van 'Blocks' binnen de editor van de e-mail templates



Binnen de tab 'Blocks' binnen het menu van de e-mail editor is het mogelijk om de hoeveelheid verschillende blokken binnen de template te bepalen. Hiermee kan dus als het ware een voorverdeling gemaakt worden van de opmaak voor de e-mail.

7. Betekenis van 'Body' binnen de editor van de e-mail templates



Binnen de tab 'Body' binnen het menu van de e-mail editor is het mogelijk om de opmaak van de e-mail te configureren. Hierbij de verschillende configuratie mogelijkheden:
  1. Text Color: De kleur van de getypte tekst
  2. Background Color: De kleur van de achtergrond van de e-mail (standaard staat deze op grijs)
  3. Content Width: De breedte van de e-mail
  4. Content Alignment: De uitlijning van de e-mail
  5. Font Family: Het lettertype dat wordt gebruikt door je gehele e-mail
  6. Links: Hierbij kan de kleur van de html links worden bepaalt en of deze een onderlijning moeten hebben

8. E-mail template op mobiele device

De e-mail template van de desktop kan aangepast worden zodat deze in de mobiel mooi wordt weergegeven. 
  1. Het aanpassen van de view van desktop naar mobiele device kan in het content menu. 
  2. Het content menu kan worden geopend door op een content te drukken.
  3. Hierna verschijnt rechts in beeld het content menu.
  4. Bovenin het content menu staat er desktop en mobile.
  5. Druk op mobile om de view aan te passen van desktop naar mobiel.
Binnen de e-mail editor is het mogelijk om bepaalde content voor de desktop of voor de mobiele device te verbergen. Dit kan gedaan worden door onderin het content menu de checkbox van hide on aan te zetten. Wanneer je in de mobiel view zit geldt deze hide on voor de mobiel en wanneer je in de desktop view zit geldt deze hide on voor de desktop.

9. De instellingen van de e-mail template

Wanneer de instellingen zijn geopend is het mogelijk om snel en geautomatiseerd verschillende onderdelen van de e-mail vast te stellen.
De instellingen kunnen worden geopend door in het editor linksboven in op instellingen te drukken.

  1. Onderwerp: Hierin is het mogelijk om een standaard onderwerp van de e-mail te vullen dit kan zowel met tekst als met dynamische velden.
  2. Aan: Hier word gedefinieerd aan wie de e-mail template verzonden moet worden, dit kan zowel met tekst als met dynamische velden. Ook kunnen er meerdere 'aan' gedefinieerd worden door deze simpel achter elkaar te zetten met een komma
  3. CC: Hier kan worden ingesteld naar wie automatisch een kopie gestuurd moet worden van de verzonden e-mail, dit kan zowel met tekst als met dynamische velden
  4. BCC: Hier kan worden ingesteld naar wie automatisch een kopie gestuurd moet worden zonder dat de ontvanger 'aan' of 'cc' dit e-mailadres ziet, dit kan zowel met tekst als met dynamische velden 
  5. Actie na verzenden: Hier kan je bepalen welke actie moet worden uitgevoerd als dit ticket wordt verzonden, zoals het updaten van de status.
      


    • Related Articles

    • Handleiding Bijlage verplicht binnen E-mail

      Introductie Binnen yellowQ is het makkelijk om een email te versturen met bijlages erin. Je kan binnen de email template nu aanvinken of een bijlage verplicht moet worden meegestuurd. Hiermee voorkom je dat een mail wordt verstuurd zonder bijlage. In ...

    • Handleiding toewijzen Dashboards

      Introductie In deze handleiding volgt een instructie hoe je dashboards kan toewijzen aan een user. 1. Handleiding toewijzen Dashboards. Ga naar de webapplicatie van yellowQ en klik op het tandwiel. Klik op het veld ‘GEBRUIKER CONFIGURATIE’.     ...

    • Handleiding standaard kolommen

      Introductie Om het gemak van de gebruiker te verbeteren, is het fijn om zelf de zichtbare velden die de gebruiker mag zien, aan te passen. Deze handleiding beschrijft hoe de standaard kolommen geconfigureerd kunnen worden naar eigen wens. 1. ...

    • Handleiding login problemen

      Introductie Als je problemen hebt met inloggen kan je hier kijken hoe je het eventueel kan oplossen. 1. Handleiding problemen met inloggen Als je op inloggen klikt blijft yellowQ laden op het scherm met de tandwieltjes. Zie afbeelding hieronder. Om ...

    • Handleiding Document templates

      Introductie yellowQ biedt uiteenlopende mogelijkheden om data om te zetten in informatie. Deze handleiding beschrijft hoe document templates kunnen worden gegenereerd en onderhouden. Voordeel van deze vorm van output is dat deze nog kan worden ...